Quelles différences entre un tampon numérique et une signature numérique ?
Lors d’opérations entre professionnels, la signature et le tampon sont primordiaux pour assurer de bons échanges entre les deux parties. Assez souvent, la confusion est de mise entre ces deux outils. Certains leur attribuent la même portée. D’ailleurs, les formes digitalisées de la signature et du tampon souffrent exactement du même amalgame. Cependant, il est impératif de mettre en lumière une nette différence pour ne pas se tromper de sujet et rester dans la conformité. Quelles sont les différences notables entre la signature électronique et le tampon électronique ? Quelles sont leurs utilités ? Qu’en est-il de leur valeur juridique respective ?
La signature électronique et le tampon électronique
Un tampon électronique ou numérique va être accolé sur certains documents émanant d’une société ou d’un organisme pour garantir son identité. Le tampon électronique est comparable au tampon encreur classique que l’on rencontre dans toutes les entreprises. Il sert donc à certifier les documents (factures, bordereaux, bons…), mais sous la forme numérique. Nous verrons dans cet article plus d’informations sur la législation du tampon numérique .
La signature électronique est à l’image de la signature classique et manuscrite. Elle associe directement la personne qui l’effectue. Une signature électronique, lorsqu’elle est accolée sur un document, l’unit à une personne bien précise . Les idées reçues sont nombreuses au sujet de la signature électronique et il ne s’agit nullement d’un simple scan de la signature manuelle. La signature numérique peut avoir différentes formes : un son, un message vocal, un sigle et même parfois une image. La signature numérique n’a jamais le rôle d’identifier une personne morale. Elle est utilisée pour certifier juridiquement une pièce dans le but de confirmer l’agrément.
La fonction de chacun des deux outils
Le tampon électronique
Tout comme le bon vieux tampon classique , le tampon numérique sert à l’authentification. Il est utilisé pour transmettre certains renseignements à des tiers coopérant avec l’entreprise. Il contient des informations telles que le nom de l’entreprise, sa forme juridique, les numéros SIRET ou RC, son adresse, ses coordonnées téléphoniques, etc. Ces éléments peuvent assurer de manière certaine l’identification de l’entreprise.
Le tampon électronique peut également être utilisé dans le fonctionnement administratif interne d’une entreprise pour dater, trier, certifier certains documents et d’autres tâches administratives.
La signature électronique
Toute comme une signature manuelle, la signature électronique offre une certaine fiabilité aux documents transmis entre différentes parties. Sa valeur juridique est réelle et la responsabilité du signataire est directement engagée. Son usage est dématérialisé pour l’authentification de documents nécessitant un agrément (contrat, reçus, devis, bons de livraison, etc.).
La signature électronique est un véritable gage pour la sécurité de tous les documents partagés en ligne. Elle facilite grandement l’identification des diverses pièces sans qu’elles aient besoin d’être imprimées via une technologie pointue de vérification. Toute la procédure s’effectue en ligne , un véritable gain d’efficacité et de temps pour les entreprises qui choisissent cette technologie.
Enfin, la signature électronique s’applique et sécurise les mails, permet le règlement des factures, mais aussi d’effectuer toutes sortes de déclarations, qu’elles soient sociales ou fiscales.
L’appréciation juridique de la signature numérique et du tampon électronique
Le tampon électronique n’a pas la moindre valeur juridique , il se résume à un processus fréquemment utilisé entre les professionnels. Si le tampon électronique n’est pas apposé sur les documents émanant d’une entreprise, cela ne cause aucun problème.
Il n’en va pas de même pour la signature électronique, car elle a exactement le même caractère qu’une signature manuelle au regard de la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000. Pour chaque échange, la personne signataire doit intervenir. C’est pour cette raison que la signature électronique assure l’impartialité des documents et dépasse très largement les contours de la signature écrite via une sécurité renforcée et une vitesse lors des échanges.
Conclusion
Nous venons de le voir, le tampon électronique et la signature électronique permettent l’authentification et la garantie de la probité des documents , même si le cachet électronique n’a pas de valeur juridique. Que ce soit la signature électronique ou le cachet électronique, ils garantissent une excellente sécurité. En effet, les deux solutions sont réglementées par l’eIDAS suite à la mise en place de la convention 910/2014 du Conseil européen et du Parlement européen. Ainsi, les utilisateurs mais également la clientèle peuvent jouir d’un cadre légal leur offrant une grande assurance.